企業活動の基幹部分を支える情報システム パソコンの普及率が大幅に伸び、今や事務所にパソコンのない企業は少ないと思われます。そのコンピュータで真っ先に業務に利用するとすれば何でしょうか？
今回は、企業活動にとって最も基本となる販売・仕入・在庫・生産等の業務の情報システムについて考えてみたいと思います。
これらの業務は企業活動の中核となる部分であり、利益をもたらす源泉です。この部分が非効率ですと、さまざまな弊害を生みます。例えば、受注・売上業務のミスや処理の遅れが度重なれば、取引先の信用を失い売上高および利益の減少につながるでしょうし、働く従業員のやる気も低下します。また何よりも自社の販売実績の正確な把握ができないことになり、適確な経営判断ができないことになります。
企業活動を支える情報システム全般のことを「経営情報システム」といいますが、それは次の図１のような構造のモデルで表わされます。今回のテーマである基幹系の情報システムは、そのうちの「業務的サブシステム」に位置付けられます。
| 図1 経営情報システムの構造 |
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情報戦略策定の２つの方式 では、中小企業がこの基幹系の情報システムを構築する時、どのような方法で計画を立てればよいのでしょうか。
情報化を進めるにあたっては、２つの方式があります。ひとつは「トップダウン方式」、もう一つは「ボトムアップ方式」です。
小さな規模の会社で社長の鶴の一声が大きな影響を持ち、強いリーダーシップを発揮しているところであれば、「トップダウン方式」が望ましいでしょう。何をしたいのか、どうありたいのかという経営者のビジョンや目標に基づいてシステム導入の計画を立てることになりますから、全社一丸となって取り組むことになり、システム構築も早いといえます。
一方、「ボトムアップ方式」は、比較的中堅規模の企業に多い形態で、会議等での議論を通じて全体のコンセンサスを形成し、稟議書で経営者の決裁を得てから情報化の推進を行うという形がとられます。最初の問題提起は、現場の担当者や管理者から要望の形で提起されるものが多いでしょう。
そのいずれが適切な方式かは、企業によって異なるのです。それは経営者のリーダーシップの形態にもよりますし、会社組織の自主的な組織風土の在り方にもよります。最悪のパターンはリーダーシップが弱く、社員の自律性・自主性も弱い企業の場合ですが、そういう場合はどんな方法であってもなかなかうまく進めることができないでしょう。これは情報化に限りませんが。
理想モデルに向けた段階的な情報化計画 情報化の計画は、一挙にすべてを実現するという考え方をせず、理想とする業務の形態を「理想モデル」として将来像に掲げながら、実現可能性の高いものから段階的にシステム導入の計画を立てます。（図２参照）
| 図2 現状から理想モデルまで段階的に情報化 |
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情報化の優先順位については、次のような観点で評価基準を設けるとよいでしょう。 - ●他社との競争戦略上の必要性
●自社の現在の問題点の重要性とその解決すべき時期
●社員の運用能力・情報活用能力のレベル
●費用対効果
例えば、次のような考え方は、その一例と言えるでしょう。
「わが社はこれまでコンピュータではなく、伝票発行専用機で事務処理を行ってきた。社員はまだパソコンを十分に活用できる能力を持っていない。このままでは他社に遅れをとってしまうので、将来的な情報化計画を立てよう。
まず、事務処理の効率化と正確化が大事なので、パソコン用の販売・仕入管理のシステムを導入する。できるだけ自社の業務に合うパッケージソフトを探して、低コストでシステム導入をしよう。
社員がパソコン操作に慣れてきたら、次は会計ソフトを導入しよう。これもパッケージソフトで大丈夫だろう。
中期的には、販売・仕入の実績や財務状況を管理者全員が随時見れるようにしたい。また、社内情報の共有化を推進して、グループウェアで現場と管理者の間の連絡も円滑にしていきたい。」
この例では、事務処理能力の向上、社員の操作能力、コスト、組織の機動力向上等の観点で導入するシステムの優先度を順位づけており、段階的で現実的な情報化計画だといえるでしょう。
パッケージソフトで迅速かつ低コストに導入 情報システムの導入にあたっては、いまや中小企業に限らず大企業においてもパッケージソフトを検討する時代です。
費用を抑え、短期的に情報システムを導入しようとすれば、やはりパッケージソフトを選定することが必要になってきます。どんなパッケージソフトがあるのかは、インターネットでも調べられます。代表的なサイトを紹介しましょう。
- ●キーマン'sネット
ソフトウェア情報検索サイト
http://www.keyman.or.jp/PON/
●ＮＥＣ 98AP情報
http://www1.psinfo.nec.co.jp/apinfo/
●富士通ソフトウェア情報
http://www.fujitsu.co.jp/jp/soft/
●大阪中小企業情報センター
http://www.osbic.or.jp/Pack/index-j.html
上記のサイトで紹介されているパッケージソフトがすべてではありませんが、およその相場を見るのには役立つはずです。また、実際に選定するに際しては、必ず２〜３社以上の業者から見積をとって、システムのデモを見ながら評価するようにして下さい。数十万円のものから数千万円のものに至るまで、納得するまで慎重に検討することが大事です。
パッケージ選びは、自社の業務にどの程度適合するのか、合わない部分のカスタマイズ（仕様変更）は可能なのか、その際の費用や知的所有権はどうなるのか、業者のシステム構築能力は高いのか等、評価すべき点が多く、決して容易ではありません。
急いで業者との打合せを短時間で打ち切り、あとは業者任せという経営者が多いのですが、そういう場合はたいてい後になって仕様に対する不満や業者に対する不信感を生み、不幸な結果をもたらします。
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