第5回「速い経営」と情報戦略


情報戦略セミナー





第5回

「速い経営」と情報戦略
―グループウェアとモバイル活用―

若松経営情報研究所
中小企業診断士・システムアナリスト
若松 敏幸



アジル(俊敏)経営

 競争環境の変化が激しい時代においては、その変化に対して迅速に即応する力の有無が企業の命運を大きく左右します。中小企業はその企業規模の特性から小回り性に富むものとされ、それが強みとされてきましたが、今日においては必ずしもそう言いきれない面が浮上しています。大企業においても環境変化への迅速な対応能力を高めるために様々な努力を払い、意思決定や技術開発の速さを格段に向上させてきているのです。そこには情報技術の積極的な活用があるのは明らかです。(「平成9年版中小企業白書」では、「大企業では意思決定にかかる時間が短縮されている一方、中小企業ではそうした変化があまり見られない」と指摘。同書p.387)
 中小企業が大企業と比べて、環境変化に対して機動的に対応する能力が劣ることがあっては、厳しい競争時代に生き延びていくことはできません。今回は、この機動力強化のための情報化について考えてみましょう。
 S.L.ゴールドマンらの著書「アジル・コンペティション」によれば、競争における俊敏性を「アジル」と呼び、「いかにすばやく市場機会を利益に変換できるか」を基軸とした競争をアジル・コンペティション(俊敏な競争)と定義しています。この俊敏な競争には、次の4つの戦略的特質があります。
1.顧客を豊かにする
 顧客に製品そのものよりも問題解決の価値を提供する。
2.競争力強化のために協力する
 環境変化に対応して、他企業の経営資源をも取り込んで活用する仮想的組織を形成する。
3.変化と不確実を自在に操るために組織を創る
 階層的な組織構造ではなく、経営権限の分散化により、素早い意思決定を行う柔軟な組織構造である。
4.人と情報の影響を最大限に活用する
 起業家的文化を養成し、人が所有する専門技術や知識情報を、個々の顧客のための問題解決型製品(またはサービス)に反映させる。
 ゴールドマンらの提言を要約すると、「速い経営」とは単に機械的に速く動くことではなく、環境変化に対する柔軟な組織構造とパートナー企業との仮想的組織(バーチャル・カンパニー)によって、顧客に対して、社員の知識(ナレッジ)を生かした製品やサービスで問題解決の価値を提供することと言えます。

図1
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情報共有を促進するグループウェア

 一般に会社組織においては、管理階層の縦の壁と、部門間の横の壁があるものです。小さな組織であればこの縦と横の壁が問題になることは少ないはずです。しかし、案外、1人の社員に特定の業務を任せきりにし、その社員が不在の場合は顧客からの問い合わせに対応ができない等ということが多いのではないでしょうか。知識やノウハウが個人に依存し、会社全体の組織的な知識、ノウハウになっていないため、いざというときの意思決定や行動が遅れてしまうという弊害は大企業だけのものではないようです。
 社内の情報共有を支援するものとして、グループウェア・ソフトがあります。このグループウェアには、電子メール、電子会議室、電子掲示板、文書データベース、ワークフロー支援等の機能が装備されており、最近ではインターネット技術を用いたイントラネット製品が主流になってきています。
 代表的なグループウェアソフトとしてはロータス社の「ノーツ/ドミノ」が有名ですが、小さな組織用にサイボウズ社から「サイボウズOffice」という製品が10万円以下の価格で販売され、他社も追随して低価格でソフトが提供されるようになりました。
 また、社内にサーバーを設置するタイプとは異なり、ASP(ApplicationServiceProvider)サービスとして一定のディスク容量まで無料のグループウェア機能をWeb上で提供する会社も現われました。イントラネッツ社がその代表格です。(URLは後掲)テスト的にイントラネット、グループウェアを使用してみたいという中小企業や、小グループで情報共有と協働作業を行おうとする人たちにはお勧めのサービスです。
 注意しなくてはならないのは、こうしたグループウェアソフトを導入しただけでは、簡単に社内情報の共有化が進むわけではないということです。
 田坂広志氏は、著書「なぜ日本企業では情報共有が進まないのか」の中で、企業文化を変えることが情報共有を進める上で大事であると述べ、知識創造型のマネジメントのための「7つの心得え」を提唱しました。(図2参照)
 これらの提言は、企業規模の大小を問わずマネジメントのあり方を見直すのに役立つでしょう。

図2 7つの心構え
情報機器の扱いではなく情報の扱いに熟達する
データ、ナレッジ、ノウハウを区別して扱う
膨大なデータのなかから直感的に要点をつかみ取る
生きた言葉でメンバーにナレッジを伝える
協働作業を通じてノウハウの共有を進める
情報ボランティアの企業文化を育てる
職場に相互理解による共感の場を生み出す

モバイル機器で機動力アップ

 一方、社外活動がメインの営業担当者にとっては、社外で使えるモバイル機器は必須のビジネス・アイテムになってきています。
 モバイル機器には、ノートパソコン、携帯電話、PHS、PDA(携帯情報端末)、デジタルカメラなどがありますが、これらを活用することで、営業活動の機動力と効率性は大きく向上します。
 例えば、商談の場面でのパソコンを使ったプレゼンテーション、デジカメで撮った画像を会社や取引先へ伝送、出先からの営業報告送付、直行直帰で客先訪問、携帯電話で顧客からの問い合わせや上司からの連絡に迅速対応、等と様々な場面で活用されています。
 こうしたモバイル機器は、社外と社内のコミュニケーションに役立つだけでなく、社内イントラネットの商品情報や営業情報等のデータベースにアクセスして利用することで、営業活動を質的な面で支援することができます。また、外出先で入力した営業情報がそのまま社内文書データベースに蓄積されることで、書類のペーパーレス化を実現させます。さらには個人任せの営業活動が、組織的なバックアップによるチーム営業へと生まれ変わり、営業組織全体の生産性向上と、ひいては顧客満足の向上にも繋がるでしょう。

参考文献
「アジル・コンペティション」(S.L.ゴールドマン+R.N.ネーゲル+K.プライス著、野中郁次郎監訳、紺野登訳、日本経済新聞社)
「なぜ日本企業では情報共有が進まないのか」(田坂広志著、東洋経済新報社)
ノーツ株式会社 http://www.lotus.co.jp/
サイボウズ株式会社 http://cybozu.co.jp/index.html
イントラネッツ株式会社 http://www.intranets.co.jp/